| 1.1. Situación del inmueble (Propio, arrendado u otro. En caso de existir contrato vigente, especificar) |
El oficio se encuentra en un lugar céntrico de Talca, cercano a bancos, otras notarías, cafeterías, paseo peatonal y Conservador de Bienes Raíces, entre otros. Inmueble arrendado el pasado 26 de abril de 2021 entre don Javier Alberto Urzúa Fernández y doña Angelita De La Paz Hormazábal Alegría.
El contrato regirá a contar del 1 de junio de 2021 hasta el 31 de diciembre de 2026, renovables por periodos sucesivos de 6 años.
Se hizo entrega de una copia del contrato a este Fiscal Judicial
|
| 1.2. Condiciones de conservación y seguridad (caja fuerte o bóveda ignífuga, implementos de seguridad, extintores con certificación de carga vigente, salidas y plan de emergencia) |
En la actualidad el oficio no cuenta con caja fuerte, sin perjuicio que la ministra de fe informa que se encuentra adquirida y en proceso de envío al oficio.
Respecto de la bóveda, es un espacio pequeño con cubierta de lámina de acero en el techo.
En cuanto a los extintores, solo hay uno en la entrada del oficio, el que es insuficiente para los metros cuadrados, además que se encuentra vencido desde junio de 2023.
Se hace presente dicha situación, indicándole, además, que debe incorporar uno en el segundo piso de la Notaría y renovar el existente.
En cuanto a las salidas y plan de emergencia, además, de la puerta principal, nos señala que se encuentra habilitado una puerta trasera que dirige a un patio común con otras oficinas/empresas, el que, a su vez, conecta directamente con la calle. Sin embargo, no existe un plan de emergencia visible al público en general, como tampoco para los funcionarios.
No hay señaléticas que indiquen salida de emergencia.
El oficio cuenta con luces de emergencia en caso de corte de suministro.
|
| 1.3. Idoneidad de espacios para atención y espera de usuarios |
En el primer piso funciona la atención de público, se aprecia un lugar espacioso, cuenta con asientos (10 sillas) y baño para público.
También se encuentran habilitadas 2 salas de reuniones, con una mesa y 6 sillas en cada una de ellas.
En el segundo piso funciona la sección de escrituras públicas, lo que es ocupado por 4 funcionarios utilizando un escritorio propio cada uno de ellos, además de contar con dos sillas por escritorio para recibir a los usuarios.
Adicionalmente, existe una sala que es ocupada por funcionaria de escrituras públicas y que trabaja directamente con los Bancos, encontrando allí una mesa, sillas y disponibilidad para explicar y ocupar su computador, a fin de entregar una mejor atención.
|
| 1.4. Accesos y servicios higiénicos para personas en situación de discapacidad |
El oficio cuenta en su entrada con la instalación de una rampa, lo que permite el mejor desplazamiento de los usuarios, en caso de requerirse, pero sin señalética visible para atención preferencial, vías de escape, plan de emergencia, etc.
El baño se encuentra al costado de las salas de reuniones, verificando que dicho espacio es compatible para el uso de una persona en silla de ruedas. Sin embargo, no cuenta con barra de apoyo, lo que se hace imprescindible para mejorar la accesibilidad y soporte del individuo.
En caso de que el usuario requiera atención con las funcionarias de Escrituras Públicas, las que se encuentran en el segundo piso, éstas descienden al primer piso y lo atienden.
|
| 1.5. Atención preferente para grupos de riesgo (personas mayores, embarazadas u otros) |
Sí.
Está instruido que cualquier persona en esa condición tenga atención preferencial, sin perjuicio de que no existe informativo visible que así lo señale.
En dicho caso, la primera funcionaria que se encuentre disponible realiza la atención preferencial.
|
| 1.6. Orden e higiene general de las dependencias |
Es un lugar espacioso, limpio, ordenado, con buena ornamentación e iluminación artificial.
Se revisaron todas las instalaciones y todas contaban con lo necesario para realizar de manera adecuada, correcta y digna la función asignada.
|
| 1.7. Condiciones materiales bajo las que prestan servicios el personal (puestos de trabajo, cocina, baños y otros) |
Muy buenas.
Existen 2 dependencias en muy buenas condiciones utilizadas como sala de reuniones o bien, ocupadas por los abogados o usuarios que lo requieran.
Respecto al resto de las oficinas, todas se encuentran en muy buenas condiciones de higiene, luminosidad y con ornamentación adecuada para el lugar.
Los puestos de trabajos, todos los funcionarios cuentan con escritorio propios y sillas ergonómicas, excepto las de atención de público, que utilizan un mesón largo de atención, los que se encuentran a la altura correcta.
La cocina y baños se encuentran en óptimas condiciones y limpios al momento de la visita. En cada piso cuentan con un espacio utilizado como cocina.
Se hace presente, que todas las funcionarias de atención de público vestían uniformes (que consistía en blazer color, polera y pantalón negro) lo que consultado a la ministra de fe, señala que son proporcionados por ella y que en cada estación se van renovando, comentando que a partir del lunes 27 comenzarían con la tenida de invierno.
|
| 1.8. Publicación de aranceles en cartel físico y página web |
Sí.
A un costado de atención de público y frente a la caja se encuentra publicado el arancel, el que está enmarcado y diferenciado de los demás carteles informativos.
A la fecha de la visita no se encuentra publicado en su página web.
|
| 1.9. Información visible sobre canales y horario de atención de público. Verificar además comunicación formal y previa a la Fiscalía Judicial sobre el horario vigente y sus modificaciones (art. 475 COT). Solicitar el respaldo del correo enviado a la Fiscalía. |
Respecto a la información sobre canales y horario de atención, no se visualiza en ninguna parte del oficio que esté a disposición del público.
Sin perjuicio, fue informado a esta Fiscalía Judicial, mediante oficio el pasado N°22 de 20 de abril, indicando que es de 8:30 a 15:30 (horario continuado).
|
| 1.10. Indicar si existe libro físico de reclamos u otra modalidad similar y tramitación que se otorga a los que se ingresan |
Sí. Existe libro físico.
Revisado dicho Libro, se constata que en su gran mayoría son mensajes de felicitaciones hacia al oficio. En cada mensaje se desglosa la fecha, comentario, nombre y módulo o sección al que deja el mensaje.
|
| 1.12. Terminales o equipos de consulta disponibles para el público. |
No. El oficio no cuenta con tótem o equipos para disposición del público de forma directa. |
| Otras observaciones sobre este ámbito |
La ministra de fe manifestó que a la brevedad iba a tomar las medidas necesarias a fin de subsanar las observaciones de este ítem, lo que será controlado en la próxima inspección. |
